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Messagerie Collaborative vs Messagerie Instantanée : 5 atouts qui améliorent la productivité de vos collaborateurs

Le Times s’y est mis. IBM aussi. Et même la NASA. La messagerie collaborative s’impose aujourd’hui comme le nouveau moyen de communication pour le pilotage de projets, la nouvelle façon de travailler en entreprise.

D’après une enquête menée auprès d’utilisateurs de Slack, cette application de messagerie aurait fait grimper d’environ 30 % la productivité des équipes (source : The Economist). Face à de tels chiffres, on ne sera guère surpris de l’explosion du nombre d’utilisateurs de Slack, Cisco Spark, Microsoft Teams et autres outils du même style. En 2016, on a dénombré pas moins de 20 millions d’utilisateurs des messageries collaboratives, soit une hausse de 193 % par rapport à 2015. D’après les prévisions, ce chiffre devrait atteindre 160 millions d’ici à 2021 (source : Wainhouse Research).

 

La messagerie collaborative répond aux besoins actuels des entreprises

Les raisons de l’adoption massive de la messagerie collaborative et de l’engouement qu’elle suscite sont simples : elle est beaucoup plus en prise avec les pratiques professionnelles actuelles que les messageries instantanées que l’on trouve dans la plupart des entreprises. Car ces pratiques ont bel et bien changé : le travail individuel, dans des équipes statiques basées dans les mêmes locaux, a cédé la place à des activités interdépendantes au sein d’équipes plus éphémères et géographiquement dispersées. Cette évolution a redéfini les besoins de communication et d’organisation des salariés. Fini les conversations individuelles dans des environnements fermés : les échanges se font désormais de manière ouverte entre plusieurs interlocuteurs. La messagerie collaborative offre précisément cette flexibilité.

 

Espace de travail traditionnel vs espace de travail nouvelle generation

 

La messagerie collaborative met le collectif à l’honneur 

Alors que la messagerie instantanée privilégie la communication entre personnes, la messagerie collaborative connecte les équipes. C’est là une différence fondamentale. En fait, c’est ce besoin de travailler en équipe qui est à l’origine de la messagerie collaborative.

Première du genre à s’imposer, la messagerie collaborative Slack est née d’une start-up qui a connu un échec avoir lancé un jeu vidéo. Les développeurs l’utilisaient alors comme outil de communication interne, réunissant les équipes autour de projets plutôt que d’un organigramme statique. Ils y ont progressivement ajouté des fonctionnalités pour simplifier leur travail et gagner en convivialité. Cette réorganisation interne a rapidement produit des synergies et révélé des méthodes de collaboration extrêmement productives. Lorsque l’équipe dirigeante a finalement décidé de lancer Slack sous la forme d’une solution d’entreprise, l’usage de cet outil s’est rapidement répandu au sein de l’entreprise pour finir par être adopté par l’ensemble des départements métiers. Les collaborateurs ont largement apprécié l’idée de s’organiser autour de projets, en s’affranchissant de toute emprise managériale.

Le lancement de Cisco Spark, ainsi que le récent recentrage stratégique de Microsoft autour de Microsoft Teams, montrent bien à quel point les poids lourds du secteur se détournent progressivement de la messagerie instantanée au profit de la messagerie collaborative. Découvrons ensemble les cinq grands atouts qui pourraient aussi vous convaincre :

 

messagerie instantanee vs messagerie collaborative

 

 

1. Décloisonnement : Interactions individuelles vs. travail d’équipe

La messagerie instantanée est conçue pour les interactions individuelles. Pour pouvoir dialoguer, les deux interlocuteurs doivent être connectés et chacun d’eux peut décider d’accepter ou de refuser des messages. À l’inverse, la messagerie collaborative est centrée sur les conversations d’équipe. Il est toujours possible de discuter en privé avec une seule personne, mais l’idée principale consiste à établir des canaux de communication (des « chaînes ») pour interagir simultanément avec plusieurs collègues. Elle pousse les collaborateurs à sortir de leurs silos et leur donne automatiquement une meilleure vue de la situation.

 

2. Organisation des projets : Liste de contacts vs. structure par thèmes

Avec la messagerie instantanée, votre liste de contacts est le point de départ de toutes vos interactions. Cette contrainte restreint le cercle de vos interlocuteurs potentiels et peut aboutir à des échanges confinés au même petit groupe de personnes. Dans la messagerie collaborative, les fils de discussion s’articulent autour de thèmes et de projets plutôt que d’individus. Cela conduit à travailler de manière totalement différente pour les collaborateurs. Chacun peut facilement impliquer tous les acteurs d’un projet dans une même conversation. De même, chacun peut suivre les conversations individuelles menées dans une chaîne donnée, de sorte que tous les intervenants disposent des mêmes informations simultanément. Il n’est plus question d’accomplissements individuels, mais de mobilisation des forces vives autour de projets communs.

 

 3. Reprise des conversations : Écran d’accueil vierge vs. reprise du dernier point traité

Oui, la messagerie collaborative permet bien de reprendre une conversation là où vous l’avez quittée, même si vous fermez l’application entre-temps ! Vous pouvez envoyer et recevoir des messages quel que soit le statut, connecté ou non, de vos interlocuteurs. Vous pouvez aussi rouvrir l’application sur un autre terminal sans jamais perdre une miette de vos conversations et documents. Avec la messagerie collaborative, l’historique de vos messages est conservé et synchronisé en continu d’un équipement à l’autre. Les collaborateurs peuvent enfin poursuivre leurs conversations, partout et à tout moment. Fermeture des fenêtres de discussion ne rime plus avec pertes d’informations. Vous pouvez arrêter une discussion, puis la reprendre le lendemain sans aucune difficulté. Certes, l’e-mail présente ce même avantage. Mais la messagerie collaborative est autrement plus rapide et conviviale.

 

 4. Gain de temps : Demande de contenu vs. accès à l’information recherchée

Avec la messagerie instantanée, vous êtes tributaire de votre interlocuteur pour accéder à des contenus. Si vous cherchez un document particulier, vous devrez par exemple demander à un collègue de vous l’envoyer. Comme ce document n’est pas stocké dans l’historique des messages, il arrive souvent que vous demandiez plusieurs fois le même contenu, avec les pertes de temps que cela entraîne. Avec la messagerie collaborative, tous vos documents et discussions sont stockés dans leur contexte. Si vous travaillez sur le projet X, vous vous rendez sur la chaîne de projet X pour trouver tous les documents correspondants, accompagnés de toutes les discussions antérieures sur le sujet. Une fonction de recherche permet même de localiser une bribe de conversation. Chacun gagne du temps. Et le temps, c’est de l’argent.

 

5. Partage multimédia : Messages + fichiers ponctuels vs. contenu enrichi + voix et vidéo

Les collaborateurs se connectent à la messagerie instantanée uniquement lorsqu’ils ont besoin d’une information particulière à un instant donné. Une fois la question résolue ou le fichier envoyé, le fil de discussion est fermé – et donc perdu à jamais. Avec la messagerie collaborative, les acteurs d’un projet peuvent participer à des discussions interactives en continu et basculer spontanément vers un appel téléphonique ou une visioconférence. Emoji, mêmes et autres éléments ludiques apportent une touche de convivialité qui attire les utilisateurs et les incite à partager leur travail.

Vous l’aurez compris, la messagerie collaborative présente de nombreux avantages par rapport à la messagerie instantanée. Elle peut véritablement faire gagner du temps et booster la productivité. Plus important encore, elle fédère les personnes autour d’objectifs communs.

 

Messagerie collaborative : soyez prêts

Même si la messagerie collaborative a beaucoup à offrir, ne vous sentez pas obligé de franchir le pas précipitamment. La période de migration est essentielle, tout comme le choix d’un outil adapté aux besoins de votre activité. Lorsque vous passez à un nouveau type d’outil, vous devez également adapter vos procédures internes aux nouvelles méthodes de travail. Votre entreprise doit s’y préparer. Si par exemple elle n’est pas prête à fonctionner en mode projet, vous devrez peut-être vous cantonner à la messagerie instantanée encore un moment.

Bref, avant de passer à la messagerie collaborative, préparez le terrain en trois étapes :

  1. Adaptez votre structure pour qu’aucun blocage organisationnel ne vienne gripper la transition
  2. Formez et informez vos équipes pour qu’elles sachent utiliser l’outil et comprennent ce qu’on attend d’elles.
  3. Déployez un outil en phase avec les besoins de vos collaborateurs

En suivant ces règles de base, vous pourrez vous aussi enregistrer des gains de productivité de 30 %, voire plus. Nos équipes de spécialistes sont à votre disposition pour vous conseiller sur l’outil le plus adapté à votre situation et vous accompagner dans votre planification et votre transition.

 

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A propos de l'auteur

Martin Old est responsable du marketing produit pour les produits Cisco dans la ligne de services de communications unifiées d'Arkadin. Martin profite des nouvelles technologies et de leur impact positif sur le lieu de travail moderne. Il est inspire par les produits UCaaS actuels, qui offrent de nouvelles méthodes de travail. Maintenant dans son rôle de Product Marketing Manager pour tous les produits Cisco, Martin a précédemment travaillé dans l'équipe EMEA, en tant que leader du marketing produit pour les services Audio, Event et UCaaS d'Arkadin. Martin a rejoint Arkadin en 2014 et travaille dans l'industrie des télécommunications depuis plus de 14 ans.

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