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Déménager ses bureaux : une occasion unique d’accélérer sa transformation

Pour des raisons de surface, d’emplacement, de croissance exponentielle ou de besoins fonctionnels, votre entreprise a décidé de déménager. Il est alors temps de se poser les bonnes questions pour que ce changement aille bien au-delà de quelques mètres carrés supplémentaires. À l’heure de la transformation digitale, un tel déménagement offre en effet l’opportunité de repenser l’organisation du travail au sein de son entreprise. L’objectif : devenir une Digital Workplace, à même de favoriser la productivité des équipes, la fidélisation des talents et l’attractivité de la marque employeur. Une situation qui se révèle donc hautement stratégique et doit s’inscrire dans une logique de gestion de projet à part entière, intégrant pleinement la conduite du changement.

Remettre l’utilisateur au centre

Aujourd’hui, il est rare qu’un collaborateur effectue toute la journée une même tâche. Son environnement de travail doit donc s’adapter à son rythme et non l’inverse. Ainsi, à l’heure où le terme de Digital Workplace fleurit sur les lèvres de tous les dirigeants, ce changement géographique est l’opportunité de revoir son fonctionnement pour le mettre en adéquation avec les attentes de l’époque : agilité, mobilité et flexibilité. D’autant que la maturité des technologies de communications unifiées permet désormais de penser le travail autrement : le fameux Flex Office.

Toutefois, avant de penser technologie, la première bonne décision à prendre est celle de privilégier le besoin utilisateur. On commencera donc par nommer un responsable projet, externe ou interne, qui se consacrera uniquement et pendant plusieurs mois à ce déménagement. Sa première mission sera de constituer un comité de pilotage, réunissant chaque mois des responsables de l’entreprise, impliqués au plus haut niveau.

Puis, des salariés devront être identifiés dans tous les services pour devenir les ambassadeurs du projet auprès de leurs collègues. Majoritairement sélectionnés pour leur appétence à l’égard de ce sujet, on prendra également soin d’y intégrer des « leaders négatifs », ceux qui émettent donc le plus de réserves. Moins enthousiastes, ils sont plus à même de mettre l’accent sur des problèmes qui, sans leur contribution, ne seraient pas forcément identifiés suffisamment en amont. Informés en continu des avancées du projet, ces ambassadeurs seront également force de proposition, même si les arbitrages se feront au niveau du comité de pilotage, dans le cadre d’une nécessaire gouvernance.

Regarder ailleurs et se poser les bonnes questions

Avant de se pencher sur les attentes des uns et des autres, on prendra soin de sortir de l’entreprise pour se rendre chez des clients ou des prestataires ayant conduit un tel projet, afin d’identifier les bonnes pratiques et de s’en inspirer. Cette phase de benchmarking sera suivie d’une autre dédiée à la planification, puis à une suivante, consacrée à l’étude. L’objectif : partir des usages observés au sein de l’entreprise pour anticiper ceux qui seront encouragés dans les futurs locaux.

Si la direction souhaite profiter du déménagement pour mettre en place de nouvelles pratiques autour du Flex Office, elle devra également se poser des questions clés. Faut-il privilégier des espaces fermés ou ouverts ? Des bureaux fixes ou nomades ? Des espaces de détente et, si oui, lesquels, pourquoi… Les réponses à ces interrogations conditionneront une bonne partie de l’architecture des lieux et des futures technologies à déployer. Mieux vaut donc être prévoyant !

Penser la conduite du changement en amont

Le jour du déménagement et les semaines qui suivront seront déterminantes dans l’appropriation par les collaborateurs des nouveaux locaux et méthodologies de travail. C’est pourquoi cette phase d’accompagnement doit être anticipée. Avant même l’installation, on aura pris soin de communiquer sur le projet, sous forme de newsletters régulières ou de réunions formelles.

Une fois les équipes installées, des formations devront être conduites, afin que chacun puisse s’approprier au mieux les nouveaux outils collaboratifs déployés. L’occasion également de revenir sur des pratiques ayant été identifiées comme encore mal maîtrisées par certaines populations de l’entreprise. Pour de grandes sociétés, la mise en place d’un centre d’appels dédié pourra être envisagée, tout comme le recours à un « IT Bar », un espace spécifique au sein duquel un technicien sera mandaté pour dépanner ou renseigner les utilisateurs durant les premières semaines suivant l’emménagement. Dans chaque service, la mise à disposition d’un support, via lequel les équipes pourront poser toutes leurs questions sur le nouvel environnement, est également une option à étudier. Enfin, un livret d’accueil devra être édité, répertoriant les règles de vie au sein du nouvel espace, mais délivrant également toutes les informations liées à l’environnement (transports, courses ou restauration à proximité).

En conclusion, ce qu’il faut bien garder en tête, c’est qu’un déménagement ne s’improvise pas. Cela nécessite des qualités d’anticipation, d’organisation, d’ouverture et d’écoute, mais aussi une capacité à anticiper les futurs besoins de ses collaborateurs, dans le but d’améliorer encore leur efficacité. Ainsi, un tel projet offre une occasion unique de faire entrer sa société dans une nouvelle ère, celle des communications unifiées, favorable à une meilleure collaboration et à une performance accrue !

A propos de l'auteur

Armelle a rejoint Arkadin en 2011 comme Directrice des Ressources Humaines EMEA et adjointe du Chief People Officer, pour mettre en place le système d’information RH ainsi que des process et programmes à l’échelle globale. Elle a ensuite pris la tête du Marketing EMEA, en se focalisant sur les lancements de produits phares et sur les activités de générations de leads visant à accroitre le revenu. Diplômée de l'Université de Columbia à New York et de HEC Business School à Paris, Armelle a commencé sa carrière chez Renault dans la fonction Commerciale et Marketing, avant d’occuper des postes dans les Ressources Humaines pour des activités variées comme l'ingénierie, la logistique et l'industrie. Elle a ensuite intégré Schneider Electric avant de rejoindre Arkadin.

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