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Communications internes – Les choses à faire, à ne pas faire et à ne surtout pas faire (petit guide à l’attention des RH)

Si vous parlez « communications internes » à vos collaborateurs hors fonction RH, la plupart vous répondront « journal de l’entreprise ». Plutôt restrictif comme vision. Dans les RH, chacun sait que la communication et la collaboration tissent des liens interpersonnels porteurs d’une forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

D’où l’importance croissante du rôle du département RH, même si son action semble parfois se dérouler en coulisses. Toujours est-il que les DRH prennent de plus en plus de décisions directement liées aux technologies d’interconnexion des collaborateurs de l’entreprise. Dans un contexte d’atomisation des espaces de travail (télétravail, bureaux virtuels, réunions en ligne, etc.), cette volonté de maintenir le contact entre collaborateurs revêt une importance plus capitale que jamais.

Mais la multiplicité des options disponibles peut aussi constituer un frein à une communication efficace. C’est pourquoi nous vous livrons ici quelques conseils sur les éléments à intégrer et à bannir de votre stratégie de communications internes.

LES CHOSES À FAIRE : Observer la manière dont les équipes collaborent

Observer la manière dont les équipes collaborent
Intéressez-vous à la manière dont vos salariés travaillent et collaborent – au sein de leurs équipes et départements, mais aussi avec le reste de l’entreprise. Chaque équipe se distingue par ses méthodes et préférences de travail, elles-mêmes influencées par des facteurs géographiques et culturels.

Rapprochez-vous des différents managers pour observer leurs méthodes opérationnelles et identifier les avantages potentiels d’espaces de travail digitaux.

LES CHOSES À ÉVITER : Contrôler les contenus des conversations

Contrôler les contenus des conversationsNe cédez pas à la tentation de vérifier ou contrôler les échanges informels entre collègues. Avec l’évolution des espaces de travail, la confiance accordée aux collaborateurs devient essentielle. Dans une culture d’entreprise forte, les équipes seront d’autant plus performantes qu’elles seront responsabilisées !

LES CHOSES À FAIRE : Offrir un choix d’options technologiques

Offrir un choix d’options technologiquesAucun outil ni aucune solution ne peut répondre aux besoins de tous les utilisateurs. Et c’est là le principal frein à l’adoption des technologies. À vous d’établir les profils d’utilisation de vos collaborateurs, puis de les laisser ensuite choisir les outils et méthodes de collaboration qui leur ressemblent.

LES CHOSES À ÉVITER : Tout permettre !

Tout permettre
Si la liberté de choix des outils de communication a du bon, posez aussi clairement certains garde-fous : pas question d’utiliser des applis non autorisées et non testées. Dès lors que des données d’entreprise confidentielles sont concernées (et c’est généralement le cas), il existe non seulement un risque de violation de la vie privée, mais aussi d’atteinte au capital intellectuel de l’entreprise.

LES CHOSES À FAIRE : Identifier les super-connecteurs

Identifier les super-connecteurs
Nombre de DRH se rappellent du côté « social » des salles fumeurs d’antan. Les pauses cigarette contribuaient souvent à renforcer la communication entre collaborateurs !

Pour votre projet pilote, choisissez un lieu, une équipe ou un site qui vous permettra de tirer des enseignements applicables au reste de l’entreprise. Placez la barre assez haut : si vous parvenez à trouver les bonnes solutions dans des cas de figure complexes, vous serez mieux armé pour déployer la solution au reste de l’entreprise.

LES CHOSES À ÉVITER : Imposer un modèle unique

Imposer un modèle unique
Si la communication est essentielle, rappelez-vous aussi que tous vos collaborateurs ne sont pas forcément des communicateurs nés. Certaines personnes travaillent mieux seules, ou en petits groupes. Mettez les technologies à disposition… mais ne vous inquiétez pas non plus si vos collaborateurs plus réservés n’en sont pas des utilisateurs assidus !

Ce qu’il faut retenir…

Les entreprises de croissance ont en commun des environnements favorisant une communication porteuse de collaboration, d’innovation, de productivité et d’engagement des collaborateurs.

Et pour conclure… un exemple de chose à ne surtout pas faire !

Quelle serait le scénario catastrophe du DRH d’une entreprise sans véritable culture de la communication ? Pour cette collaboratrice, sans l’ombre d’un doute, cela a été de commencer sa première journée de travail en… renvoyant la mauvaise personne !

« Licencier Amy » : telle fut l’une des premières missions de cette responsable RH lors de sa prise de fonction – sans autre forme de précision. La suite, c’est elle qui nous la raconte sous couvert d’anonymat : « J’appelle donc la fameuse Amy dans mon bureau », se souvient-elle. « Après deux minutes d’entretien, je lui annonce qu’elle est licenciée et qu’elle doit quitter les lieux. Ce qu’elle fait. Une heure plus tard, mon supérieur me demande un bref compte-rendu de l’entretien de licenciement. Il me demande également d’évaluer ma performance. Satisfaisante », selon moi.
« Dans ce cas, pouvez-vous m’expliquer pourquoi Amy est toujours à son bureau comme si de rien n’était ? », me demande-t-il. Je regarde la personne qu’il désigne du doigt et là, mon cœur commence à s’emballer et je deviens rouge comme une pivoine. J’avais licencié la mauvaise personne… »

Comment éviter les scénarios catastrophes…

Récapitulons quelques bonnes pratiques de communication interne.

À retenir:

  • Ayez une politique de communication simple, claire et ouverte
  • Concentrez-vous sur les avantages indirects plutôt que sur le retour sur investissement pur et dur – celui-ci suivra tout naturellement
  • Privilégiez toujours l’humain !
  • Maintenez des communications flexibles
  • Intéressez-vous à la manière dont vos collaborateurs veulent communiquer – et non pas comme vous voudriez qu’ils communiquent
  • Envisagez la collaboration comme un ensemble d’applications fédérées autour d’une même infrastructure
  • Concevez l’utilisation d’appareils personnels (BYOD) comme un vecteur de satisfaction de vos collaborateurs, et non comme une menace

Pour maîtriser tous les rouages de la communication au sein de votre entreprise, téléchargez notre eGuide gratuit « L’entreprise connectée : tout ce qu’il faut savoir sur les politiques RH dans l’ère du télétravail »

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A propos de l'auteur

Annemarie dirige et met en œuvre la stratégie en matière de ressources humaines à travers l'Europe du Nord au sein des services de collaboration d'Arkadin. Elle est passionnée par le rôle que joue la communication unifiée dans les communications d'entreprise ainsi que dans le recrutement et le maintien du personnel.

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