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Communication visuelle : plus rapide, plus efficace

Vous connaissez certainement ce dicton qui dit que si l’homme a deux oreilles et une seule bouche, c’est pour écouter deux fois plus qu’il ne parle. Chez Arkadin, nous pensons que ce qui vaut pour l’écoute vaut aussi pour le visuel. Alors ouvrez grand les yeux !

Éclosion d’une culture visuelle…

Sous les effets conjugués du haut débit Internet et de la mobilité, la communication d’aujourd’hui fait la part belle au visuel, tant dans la vie privée que professionnelle. Twitter regorge d’images, Instagram accepte désormais les vidéos, SnapChat est sur tous les smartphones d’ados et FaceTime maintient le contact entre proches et amis. Non seulement la vision facilite la compréhension, mais elle rapproche aussi les individus.

Dans un contexte professionnel, si vos salariés se sentent proches les uns des autres, vos objectifs paraissent eux aussi plus accessibles.

… à la maison et au bureau

Lorsqu’il faut une heure pour déchiffrer un tableau de données, une seule seconde suffit à saisir la teneur d’un graphique. De même, les caractéristiques d’un produit sont plus vite assimilées sous forme de démonstration vidéo. Enfin, même éloignés physiquement par des milliers de kilomètres, des individus qui se voient détectent tous les signes sociaux du langage corporel et des expressions faciales, synonyme de resserrement des liens personnels.

Pour l’entreprise, les avantages se résument en un mot : vitesse. Voici maintenant les quatre grands leviers qui leurs permettent d’y parvenir.

        1.Réduisez les temps de trajet quotidien

Plus de 3 millions de Britanniques passent plus de deux heures par jour dans les transports. Pour un Américain, le trajet aller-retour moyen est de 120 km. Non seulement la planète pourrait s’en passer, mais cela représente une perte de temps colossale.

J’ai passé tant de temps dans les transports pendant tellement d’années, que je préfère travailler chez moi. » – Hillary Clinton

Pourtant, de nombreuses activités se cantonnent encore au bureau car elles doivent être faites de visu. Créer une présentation, annoter un document, se réunir autour d’une table pour échanger des idées, etc. Or, avec un débit suffisant et les logiciels adaptés, bon nombre de ces activités pourraient s’effectuer virtuellement, de la visioconférence au partage de documents, en passant par la collaboration sur un même projet.

Voici donc notre premier commandement : regagnez le temps perdu en préférant les lignes de communication aux lignes de transports. Quoi d’autre ?

       2.Accélérez le processus décisionnel

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé dans une chaîne interminable d’e-mails qui ne font que se renvoyer la balle ? Or, un processus décisionnel morcelé demande plus de temps.

« Un bon plan exécuté maintenant vaut mieux qu’un plan parfait exécuté dans une semaine » – Général George Patton

Lorsque tous les acteurs d’un projet sont réunis autour d’une table, ils peuvent prendre des décisions dans la salle (virtuelle). D’autant qu’aujourd’hui, les réunions virtuelles peuvent être enregistrées pour conserver une trace des dispositions prises. Pour éviter les réunions à rallonge, veillez à en fixer la durée et à vous y tenir pour instaurer une culture du « décidons maintenant ». A minima, formalisez une règle imposant de prendre les décisions dans l’instant, pendant la réunion, sans report possible à une date ultérieure. Le caractère visuel de la visioconférence est idéal pour jauger le sentiment de chacun quant aux décisions prises. Les expressions faciales véhiculent en effet des émotions qu’un e-mail ne laisse pas transparaître.

Encouragez les face-à-face en temps réel grâce aux conférences virtuelles. Une fois toutes les parties réunies face caméra, les décisions sont plus rapides.

       3.Privilégiez le télétravail et les horaires flexibles

Un logiciel n’a d’intérêt que s’il est utilisé. Notre troisième commandement est donc de toujours sensibiliser vos collaborateurs aux avantages de ces outils, c’est-à-dire en quoi ils vont leur faciliter la vie. 37 % des salariés aux États-Unis ont pratiqué le télétravail l’an dernier ; la plupart sont plus productifs, moins souvent en arrêt-maladie et plus épanouis.

« Il doit être extrêmement frustrant de voir sa maigre augmentation de salaire aussitôt engloutie par la hausse du coût des transports. » – Ben Bernanke

Alors criez haut et fort l’adhésion de votre entreprise aux concepts de télétravail et de flexi-travail. Une visioconférence est aussi efficace qu’une réunion au bureau. Et une séance au tableau blanc virtuel est aussi productive qu’une présentation marqueur en main. Ne vous contentez pas de prescrire l’utilisation de tel ou tel outil par une simple circulaire. Utilisez-les vous-même pour organiser vos séances de formation, vos réunions de direction et autres discussions budgétaires en mode virtuel.

Montrez l’exemple et vous constaterez un réel enthousiasme pour le télétravail, avec à la clé une prise de décision plus rapide à tous les niveaux.

 

      4.Encouragez une culture de la « présence »

L’indicateur de présence et de disponibilité, symbolisé par un « feu vert » sur des applications de type Skype, est un témoin visuel qui fait toute la différence. Même lorsque les membres de votre équipe ne sont pas physiquement avec vous, vous les « sentez près de vous » si leurs voyants sont au vert. Alors encouragez chacun à faire état de sa présence.

« Le coût annuel du présentéisme est le double de celui de l’absentéisme » – Prof. Cary Cooper

Attention : présence ne veut pas dire « omniprésence ». Cette culture de la présence permanente, 24h/24, est responsable d’un phénomène de mal-être et de troubles chez les salariés. L’indicateur de présence vous permet au contraire de gérer votre disponibilité. Lorsqu’il est vert, vous pouvez répondre aux questions, participer à une discussion vidéo spontanée ou collaborer à l’élaboration d’un document complexe. Lorsqu’il est rouge, vos contacts savent qu’il est préférable de ne pas vous déranger. Là encore, vous éliminez un facteur de perte de temps.

Ce type de dispositif aide les salariés à se sentir responsabilisé et à mieux concilier travail et vie privée. Néanmoins, n’oubliez pas que pour être efficace, il faut être visible. Donc, entre collègues ou pour les activités hors clientèle, ne vous formalisez pas de l’état de la cuisine de votre interlocuteur ou de la tenue décontractée qu’il porte chez lui. Si son indicateur de présence est au vert, c’est qu’il est au travail.

Encouragez autant que possible l’usage de la vidéo en temps réel et du partage de documents.

Conseils pratiques pour la collaboration virtuelle

Sur Skype, depuis la cuisine ou en conférence dans la salle d’embarquement d’un aéroport, la communication visuelle augmente la performance des équipes. Elle leur permet de faire avancer plus rapidement leurs dossiers, ce qui se traduit par un gain de productivité pour votre entreprise. Lorsque vous évaluez les différentes composantes du télétravail, n’oubliez pas ces conseils :

  • Activez la vidéo : lorsque les interlocuteurs se voient, ils parviennent à un terrain d’entente plus rapidement
  • Pour vos réunions virtuelles, privilégiez la simplicité et la spontanéité plutôt qu’une programmation à l’avance
  • Mettez la visioconférence à la disposition de tous, avec indicateurs de présence pour gagner du temps
  • Montrez à vos collaborateurs comment le télétravail leur permet d’être performants pour l’entreprise
  • Ancrez votre solution de communication virtuelle dans les habitudes de tous en incitant les dirigeants à montrer l’exemple.

Intéressé ? Arkadin peut vous aider à faire un point complet.

À retenir :

  • La communication écrite est efficace, mais la communication visuelle est plus rapide
  • Lorsque les interlocuteurs se voient, ils s’accordent plus volontiers leur confiance
  • Les décisions prises en réunion ont plus de poids que celles reportées à plus tard
  • Offrez un accès à tous pour gagner en efficacité sur tous les fronts
  • Ne vous limitez pas à l’audio, ajoutez la vidéo et le partage de documents pour une communication plus efficace

A propos de l'auteur

Helen Lancaster possède 18 ans d'expérience dans les secteurs de l'informatique et des télécommunications, ayant travaillé chez le géant canadien Nortel Networks, chez le fabricant américain Avaya et chez Telco Kcom au Royaume-Uni. Au fil des ans, elle a occupé diverses positions commerciales dans la vente et le marketing - dont quatre ans à Madrid, en Espagne. Actuellement, elle est directrice du marketing pour l'Europe du Nord chez Arkadin. Helen a une passion pour les données et tout ce qui a trait au numérique.

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