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Communication dans l’espace de travail digital – le rôle de l’IT dans un nouveau monde

À l’ère de l’espace de travail digital, l’informatique a un rôle vital à jouer dans les communications entre des collaborateurs de plus en plus flexibles et dispersés géographiquement.

Plus qu’un concept, il s’agit bel et bien d’une réalité. Loin d’une simple expression à la mode, cet espace permet aux personnes de travailler seules ou en équipe, en tous lieux, à tout moment et sur l’appareil de leur choix.

L’espace de travail digital symbolise en ce sens l’entrée dans un nouveau monde. Un monde où les technologies nous permettent d’adapter nos modes de travail à nos styles de vie.

Un monde où l’on ne parle plus d’équilibre, mais bien d’intégration entre vie professionnelle et vie personnelle. Désormais, nul besoin pour un salarié de rester cloué à son bureau toute la journée.

Toutefois, la mise en place d’un espace de travail digital n’est pas qu’une question de technologies. Elle exige aussi une réelle transformation au niveau managérial. Dès le départ, il est important de comprendre que ces deux éléments vont de pair : toute initiative informatique doit impérativement s’accompagner du soutien inconditionnel des RH, et vice versa.

Reste à définir le rôle précis de l’informatique dans la mise en place d’un espace de travail digital.

Management/RH

Tout d’abord, il est primordial d’examiner le rôle de la direction et des ressources humaines.

Elles doivent toutes deux agir en soutien de l’action de l’IT. En effet, les entreprises n’auront rien à gagner de structures de communications collaboratives si leur philosophie reste ancrée dans une information et des communications cloisonnées.

Ce nouveau monde du digital exige un engagement sans faille des collaborateurs. Ce facteur devrait d’ailleurs s’imposer comme un tronc commun à la DSI et à la DRH dans 80 % des entreprises d’ici 2020.

D’où l’importance d’une collaboration étroite entre ces deux pôles. L’enjeu : aligner les technologies sur les besoins réels des salariés.

 

« La DSI doit être de plus en plus à l’écoute des salariés de la génération Y. »
Richard Bywaters (Computacenter) à l’UC Expo 2016

Mon DSI, ce héros

Le rapport de CapGemini intitulé « The New Digital Workplace: Employee Productivity, Brand Image, Business Value » constate un réalignement des responsabilités à l’heure où les DSI endossent le rôle stratégique de champion du digital.

Côté opérationnel, ces derniers doivent également veiller à un déploiement rapide de nouvelles technologies, ainsi qu’à l’élasticité des ressources existantes en fonction des besoins.

 

Collaboration DSI/DRH : priorité aux salariés

Un certain nombre d’entreprises établies ont su placer leurs collaborateurs au cœur de leurs priorités. L’ouvrage intitulé The Smarter Working Manifesto nous raconte ainsi comment Plantronics a entamé sa transition digitale par une grande concertation avec ses salariés.

Résultat : ce spécialiste des casques audio sans fil est passé de trois bâtiments à un seul, avec d’importantes économies à la clé. Il a aussi amélioré sa productivité et augmenté le taux de rétention de ses collaborateurs à cinq ans (90 % contre environ 60 % auparavant).

Plantronics n’aurait pu obtenir de tels résultats sans une connaissance précise des besoins de ses collaborateurs et une étude de leurs espaces de travail à domicile et au bureau.

De l’importance des résultats

Il est également essentiel de former les managers à une culture du résultat, plutôt qu’aux heures de présence.

Sachant que les collaborateurs digitaux peuvent travailler n’importe où dans le monde, le modèle du « présentéisme » s’avère aujourd’hui obsolète. Par ailleurs, les collaborateurs digitaux ont besoin d’un système de retour.

C’est pourquoi la DSI doit constituer un partenariat d’influence avec la DRH afin de cerner les besoins des salariés, de mettre en place les technologies nécessaires, puis d’aider la direction à définir de nouveaux critères d’évaluation des collaborateurs.

Un espace pour tous

Il est important de souligner que l’espace de travail digital n’est pas uniquement l’apanage de la génération Y. Philip Vanhoutte, ancien Vice-président de Plantronics pour la région EMEA, avait la cinquantaine passée lorsqu’il a modernisé les modes de travail de toute son entreprise.

Cette transformation a bénéficié tant à la jeune qu’à l’ancienne génération.

Il revient à la DSI de trouver une solution qui convienne à tous. Tandis que certains veulent travailler à distance en permanence, d’autres préfèrent faire des passages réguliers au bureau. D’autres encore ne se voient pas travailler en dehors des quatre murs de l’entreprise.

Face à cette diversité des profils, la DSI doit répondre aux besoins de chacun. L’espace de travail digital a pour but d’affranchir les collaborateurs, et non de leur dicter de nouvelles règles.

Technologies

Avant d’investir précipitamment dans de nouvelles technologies, mieux vaut faire l’inventaire de vos équipements existants.

Par sa position centrale dans l’organisation, l’espace de travail digital offrira tous les services cloud dont l’entreprise aura besoin. À l’évidence, au moins une partie de ces services sera déjà en place.

Déjà en 2011, une enquête de Technikon, citée dans un rapport de PriceWaterhouseCoopersidentifiait un grand nombre d’éléments déjà présents dans les entreprises.

Ainsi, 80 % d’entre elles proposaient des tablettes, smartphones ou autres technologies mobiles à leurs collaborateurs. De même, 90 % prévoyaient d’augmenter leurs investissements dans ces technologies, 62 % avaient déjà organisé des réunions en visioconférence et 54 % interagissaient avec leurs clients via Facebook, Twitter, LinkedIn et d’autres réseaux sociaux.

Dans ce modèle, la DSI évolue vers un rôle davantage centré sur les communications. Au fil des progrès technologiques et de l’élargissement de l’offre, elle doit se concentrer sur la fluidification de l’expérience de tous ses utilisateurs.

Autrement dit, les plateformes de communication devraient permettre de passer d’un message instantané ou d’une discussion de groupe à un appel audio, puis à une visioconférence en toute transparence, quelle que soit la localisation physique du collaborateur.

Le directeur informatique devra faire face à des pressions croissantes de salariés pour qui il va de soi d’utiliser leurs applis professionnelles sur leurs terminaux personnels. Dans ce contexte où les choix technologiques s’avèrent stratégiques, il est plus important que jamais de trouver le bon partenaire.

Conclusion

L’espace de travail digital représente un élément majeur dans la création d’un environnement professionnel plus productif. Jamais auparavant les RH et l’IT n’ont collaboré d’une telle manière au bénéfice de tous. En voici les principes de base :

Concertation avec les salariés

Audit des équipements existants

Inventaire des besoins en technologies clés

Retours d’expérience d’autres entreprises

Feedbacks réguliers de la part des salariés et des managers

A propos de l'auteur

Ryan O'Reilly est un leader progressiste et visionnaire possédant 16 ans d'expérience opérationnelle dans la gestion des départements techniques, ayant déployé des infrastructures de technologie de l'information et de télécommunications extrêmement fiables et fourni des solutions d'hébergement informatique de classe mondiale. Ryan a fait ses preuves dans la définition de stratégies de déploiement technique et opérationnel, et a dirigé des équipes hautement performantes pour dépasser les objectifs de l'entreprise dans des environnements de travail soumis à une forte pression et à des cadences élevées.

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